Frequentemente ouvimos o seguinte questionamento dos nossos clientes: assinamos o contrato, mas cadê a nota de empenho? não é ela que vale?
Não podemos confundir a relação jurídica com o instrumento que a formaliza.
A contratação pública pode ser formalizada de diferentes formas: termo de contrato, nota de empenho, autorização de compra ou ordem de execução de serviços (dicção do art. 95 da Lei 14.133/2021).
Os dois instrumentos mais utilizados pelos órgãos públicos são o termo de contrato e a nota de empenho.
Termo de Contrato é um instrumento bem completo, contendo cláusulas detalhadas do negócio que está sendo firmado; já a Nota de Empenho é o documento utilizado para registar as despesas orçamentárias realizadas pela Administração Pública em seu primeiro estágio e que identifica o nome do credor, a especificação, a importância da despesa e a célula orçamentária, deduzindo o saldo da dotação aprovada.
Ok, mas qual o critério que a Administração Pública utiliza para essa escolha?
Bem, a regra é que o termo (instrumento) de contrato é obrigatório, mas a própria legislação ressalva a POSSIBILIDADE de sua substituição nas seguintes hipóteses:
I – dispensa de licitação em razão de valor;
II – compras com entrega imediata e integral dos bens adquiridos e dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive quanto a assistência técnica, independentemente de seu valor.
Mas atenção!
A Nota de Empenho tem como função originária registrar as despesas orçamentárias, e então todo termo de contrato terá uma nota de empenho para “reservar” o recurso para pagamento daquela obrigação. Contudo, nem toda Nota de Empenho terá um contrato como lastro. Entenderam?